En travail, on a toujours tendance à vouloir faire trop et finir la journée fatigué et stressé au plus haut point. On n’arrive plus alors à tenir une semaine entière sans tension et certains frôlent même le « burn-out ». Il existe toutefois des astuces qui permettent d’optimiser ses motivations et de travailler dans la sérénité. Bien gérer ses priorités permet de gagner en temps et en efficacité. Pour que l’on ne soit plus dispersé dans le travail, ce guide permet de prendre les meilleures dispositions au bureau comme à la maison.
Sommaire
Faire un « to do list »
Parfois, on ne sait pas par où commencer, quelles sont les tâches à remplir pendant la journée, pendant la semaine. Il est recommandé de noter les tâches à faire et les objectifs à atteindre. Pour cette astuce, il n’est pas encore question de les lister par urgence, il suffit seulement de les énumérer sur une feuille. Le « to do list » permet d’avoir une vision globale des tâches que l’on doit effectuer sans avoir à les lister par ordre de priorité, il s’agit simplement de faire une liste sans en oublier aucune.
Pour ce qui est des objectifs, si certains sont plutôt « considérables », il faut les découper en petites tâches qu’il faut effectuer l’une après l’autre.
Lister les tâches par ordre de priorité
Toutes les tâches sont listées, c’est le moment de mettre de l’ordre dans leur réalisation. La matrice d’Eisenhower est le support parfait pour lister par ordre de priorité et par ordre d’importance les tâches. La liste suivra ainsi l’ordre suivant :
- Les tâches urgentes et importantes
- Les tâches non urgentes, mais qui sont importantes
- Les tâches urgentes, mais qui ne sont pas importantes
- Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes
Il faut procéder ainsi à la réalisation de chaque tâche. Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes sont plutôt facultatives, il faut les mettre à la dernière liste ou les oublier simplement. Il est à noter que la méthode Eisenhower peut être appliquée au bureau comme pour les tâches à la maison.
Planifier en amont les journées et les semaines
Être bien préparé permet de mieux planifier le travail pour les jours à venir, c’est pourquoi il est recommandé d’organiser en avance l’agenda. Une telle disposition éviterait les temps perdus à réfléchir entre chaque tâche. Il est à noter que le temps pris pour savoir la tâche qui suivra après celle récemment effectuée pourrait constituer de perte de temps.
Le travail à faire pour le lendemain peut être organisé la veille, à la sortie du bureau ou en fin de journée. Il serait aussi plus judicieux de recenser les tâches à faire pour la prochaine semaine le vendredi soir et de procéder ainsi chaque fin de semaine. Il est possible d’improviser pour un mois ce planning et de faire des réajustements au fur et à mesure.
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Déléguer certaines tâches
Vouloir tout faire tout seul est souvent une erreur. Pour être plus performant, il faut savoir déléguer certaines tâches. Certaines activités ne sont pas de votre ressort, puisque vous ne vous sentez pas à l’aise avec. Il faut savoir reconnaître les tâches dont on est sûr de pourvoir mener à terme.
Pour bien choisir les tâches qui devront être déléguées à autrui ou à un collaborateur que l’on juge plus compétent pour les réaliser, il est recommandé de lister celles qui sont urgentes mais moins importantes. Ainsi, on évite le stress inutile en gagnant du temps pour les tâches avec lesquelles on se sent plus à l’aise.
Adopter la méthode Pomodoro
De plus en plus prisée par les employés, la méthode Pomodoro est une technique de gestion de temps. Il s’agit d’une approche qui optimise la productivité en restant concentré à 100% sur son travail. Cette technique préconise la concentration sans être soumis à aucune distraction. D’après les études, la concentration optimale durerait 25 minutes. Ainsi, la méthode Pomodoro recommande aux employés de travailler 25 minutes d’affilé et de prendre une petite pause de 5 minutes avant de reprendre le travail. Après 4 sessions, on peut prendre ensuite un break plus long à raison de 20 minutes au minimum.
La méthode Pomodoro est idéale pour ceux qui :
- Ont du mal à rester concentré sur une tâche pendant une durée assez importante
- Sont susceptibles d’être influencés par les distractions extérieures
- Sont sujets à la procrastination.